Política de tratamiento de datos personales

ARES BOXING CENTER S.A.S. · Vigente desde el 27 de octubre de 2026

En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013) y demás normas que los modifiquen o complementen, ARES BOXING CENTER S.A.S. adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales. Esta política explica qué datos recogemos, para qué los usamos y cómo los titulares pueden ejercer sus derechos.

1. Identificación del responsable

Actividad: centro de boxeo y alto rendimiento que presta servicios de entrenamiento físico y deportivo, incluidas clases grupales y personalizadas de boxeo, kickboxing y entrenamiento funcional, y la venta de planes y membresías.

2. Objetivo y 3. Alcance

Objetivo. Establecer cómo ARES BOXING CENTER S.A.S. (en adelante, ARES) recolecta, usa, almacena, circula y suprime los datos personales, informar a los titulares las finalidades del tratamiento y explicar los mecanismos para ejercer sus derechos.

Alcance. Esta política aplica a todas las bases de datos y archivos con datos personales tratados por ARES como responsable, en medios físicos o digitales. Cubre, entre otros, los datos de clientes y socios, interesados y prospectos, visitantes, usuarios de la página web y de los canales digitales, proveedores, contratistas y colaboradores.

4. Definiciones

• Habeas data: derecho de toda persona a conocer, actualizar y rectificar la información recogida sobre ella en bases de datos públicas o privadas.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos de salud y los datos biométricos (huella, rostro, imágenes).
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
• Aviso de privacidad: comunicación física o electrónica que informa al titular sobre la existencia de esta política y las finalidades del tratamiento.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Causahabiente: persona que por sucesión o transmisión adquiere los derechos de otra.
• Responsable del tratamiento: persona que decide sobre la base de datos y el tratamiento. En esta política, ARES.
• Encargado del tratamiento: persona que trata datos por cuenta del responsable, como un proveedor de software o de pagos.
• Transferencia: envío de datos a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento, dentro o fuera de Colombia.
• Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.

5. Principios rectores

ARES aplica los siguientes principios en todo tratamiento de datos personales:

1. Legalidad: el tratamiento es una actividad reglada que se sujeta a la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.
2. Finalidad: el tratamiento obedece a una finalidad legítima, informada al titular.
3. Libertad: solo se tratan datos con autorización previa, expresa e informada del titular, salvo mandato legal o judicial.
4. Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprensible.
5. Transparencia: el titular puede obtener en cualquier momento información sobre la existencia de datos que le conciernan.
6. Acceso y circulación restringida: los datos solo los tratan personas autorizadas y no se publican en internet, salvo acceso técnicamente controlado.
7. Seguridad: los datos se protegen con medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar su pérdida, adulteración o acceso no autorizado.
8. Confidencialidad: quienes intervienen en el tratamiento guardan reserva de la información, incluso después de terminar su relación con ARES.

6. Derechos de los titulares

Como titular de datos personales tienes derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar tus datos frente a ARES o sus encargados, en especial si son parciales, inexactos, incompletos o inducen a error.
2. Solicitar prueba de la autorización que otorgaste a ARES, salvo cuando la ley no la exija.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a tus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley, después de agotar el trámite de consulta o reclamo ante ARES.
5. Revocar la autorización o solicitar la supresión de tus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales, siempre que no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
6. Acceder gratuitamente a tus datos personales objeto de tratamiento.

También puedes decidir libremente si respondes preguntas sobre datos sensibles o sobre niños, niñas y adolescentes. Estas respuestas son facultativas.

7. Autorización del titular

ARES solicita la autorización previa, expresa e informada del titular antes de tratar sus datos. La autorización puede darse por escrito, de forma verbal, por medios electrónicos (formularios de inscripción, casillas de aceptación en la página web, mensajes de WhatsApp) o mediante conductas inequívocas que permitan concluir que el titular la otorgó. En todos los casos, ARES conserva prueba de la autorización para consulta posterior.

Casos en que no se requiere autorización:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

8. Deberes de ARES como responsable del tratamiento

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
2. Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular.
3. Informar al titular la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
4. Conservar la información con las medidas de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
5. Garantizar que la información que se entregue a los encargados sea veraz, completa, exacta y actualizada, y comunicarles oportunamente cualquier novedad.
6. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicarlo a los encargados.
7. Entregar a los encargados únicamente datos cuyo tratamiento esté autorizado, y exigirles el respeto de las condiciones de seguridad y privacidad.
8. Tramitar las consultas y reclamos en los términos de la Ley 1581 de 2012.
9. Informar a los encargados cuando un dato esté en discusión por un reclamo en trámite.
10. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos para la información de los titulares.
11. Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. Tratamientos específicos y finalidades

9.1 Clientes, socios e interesados

ARES recolecta datos como nombre, documento de identidad, fecha de nacimiento, celular, correo, dirección, plan adquirido, historial de pagos, asistencia y reservas. Estos datos se guardan en una base de datos de carácter reservado y se usan para:

1. Gestionar las etapas precontractual, contractual y poscontractual: inscripción, venta de planes, renovaciones y terminación.
2. Administrar membresías, reservas de clases, aforo por sesión, asistencia y vencimientos.
3. Procesar cobros, emitir facturación electrónica y llevar la contabilidad.
4. Enviar comunicaciones del servicio por WhatsApp, correo, SMS o llamada: confirmaciones, recordatorios, cambios de horario y avisos de vencimiento.
5. Atender peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y solicitudes de información.
6. Verificar el cumplimiento de las obligaciones de las partes.
7. Con autorización del titular, enviar promociones, invitaciones a eventos, encuestas de satisfacción y actividades de fidelización y marketing.
8. Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.

Los datos se conservan mientras dure la relación con el cliente y el tiempo adicional que exijan las normas contables, tributarias, comerciales o la atención de reclamaciones.

9.2 Pagos en línea

Los pagos en línea se procesan a través de pasarelas de pago autorizadas, como Wompi. Los datos de tarjetas y cuentas los recibe y protege directamente la pasarela. ARES no almacena números completos de tarjetas ni claves bancarias; solo conserva la información de la transacción necesaria para confirmar el pago, activar el plan y facturar.

9.3 Datos de salud y condición física (datos sensibles)

Para entrenar de forma segura, ARES puede solicitar información sobre condiciones médicas, lesiones, embarazo, medicamentos o restricciones físicas, y un contacto de emergencia. Su finalidad es adaptar el entrenamiento, prevenir riesgos y actuar en caso de emergencia. Responder es facultativo, la información solo la conocen el personal autorizado y los entrenadores, y no se usa con fines comerciales.

9.4 Control de ingreso

ARES registra el ingreso de socios y visitantes a sus instalaciones, por medios como código QR, documento o torniquete, con el fin de verificar que la persona tenga un plan activo, controlar el aforo y garantizar la seguridad. Si el control de ingreso usa datos biométricos (huella dactilar o reconocimiento facial), ARES solicitará la autorización expresa del titular y le ofrecerá un medio alternativo de ingreso. Los registros de ingreso de visitantes se conservan por un máximo de un (1) año.

9.5 Videovigilancia

ARES puede captar imágenes mediante cámaras de seguridad para proteger a las personas y los bienes y controlar el ingreso y la permanencia en las instalaciones. Las zonas vigiladas cuentan con avisos de privacidad. Las grabaciones se conservan por un máximo de treinta (30) días, salvo que se requieran para atender un incidente, una reclamación o una solicitud de autoridad competente.

9.6 Fotografías y videos en clases y eventos

ARES puede tomar fotografías y videos durante clases, eventos o competencias para publicarlos en su página web y redes sociales. Solo se publicarán imágenes en las que una persona sea identificable cuando esta lo haya autorizado. El titular puede pedir en cualquier momento que se retire una publicación en la que aparezca.

9.7 Página web y canales digitales

Cuando un usuario escribe a ARES desde la página web, WhatsApp o redes sociales, sus datos de contacto se usan para responder su solicitud y, con su autorización, para enviarle información comercial. La página web puede usar herramientas de medición y publicidad, como cookies, para conocer cómo se usa el sitio y mejorar los anuncios. El usuario puede bloquear o borrar las cookies desde la configuración de su navegador.

9.8 Proveedores, contratistas y colaboradores

Los datos de proveedores, contratistas, entrenadores y empleados se usan para gestionar la relación contractual o laboral, realizar pagos, cumplir obligaciones legales y de seguridad social, y verificar referencias. Se conservan durante la relación y el tiempo adicional que exija la ley.

10. Encargados y transmisión o transferencia de datos

Para prestar sus servicios, ARES se apoya en proveedores que tratan datos por su cuenta como encargados. Entre ellos están el software de gestión del gimnasio y de reservas, la pasarela de pagos, el sistema de facturación electrónica y contabilidad, los servicios de mensajería (como WhatsApp), el alojamiento de la página web y las herramientas de correo y almacenamiento en la nube.

Algunos de estos proveedores pueden almacenar o procesar la información en servidores ubicados fuera de Colombia. En esos casos, la transmisión se realiza en los términos del artículo 25 del Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015), mediante contratos o condiciones de servicio que obligan al encargado a proteger los datos, mantener su confidencialidad y usarlos solo para las finalidades autorizadas por ARES.

ARES no vende ni cede las bases de datos de sus titulares. Si en el futuro realiza una transferencia internacional de datos a otro responsable, obtendrá la autorización expresa del titular o verificará que se cumplan las condiciones del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

11. Datos de niños, niñas y adolescentes

ARES puede tratar datos de menores de 18 años que entrenen en sus instalaciones. Este tratamiento responde y respeta el interés superior del menor y sus derechos fundamentales. La inscripción de un menor y la autorización para tratar sus datos, incluidos los de salud y las imágenes, deben otorgarlas su padre, madre o representante legal, teniendo en cuenta la opinión del menor según su madurez. ARES no publicará imágenes de menores en las que sean identificables sin esa autorización.

12. Procedimiento para consultas, reclamos y ejercicio de derechos

El titular, sus causahabientes, su representante o apoderado pueden ejercer sus derechos por cualquiera de estos canales, dirigidos al área de [Administración], responsable de atender los asuntos de datos personales:

• Correo electrónico: [correo@aresboxing.com]
• Comunicación escrita radicada en Carrera 49 # 49-52, piso 2, Villa Paula, Itagüí, Antioquia.

La solicitud debe incluir el nombre y documento del titular, la descripción de lo que solicita, una dirección o correo para la respuesta y los documentos que quiera hacer valer.

12.1 Consultas

El titular puede consultar la información personal que repose en las bases de datos de ARES. La consulta se atiende en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible responder en ese plazo, ARES informará los motivos y la nueva fecha, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

12.2 Reclamos

Cuando el titular considere que su información debe corregirse, actualizarse o suprimirse, o advierta un posible incumplimiento de la ley, puede presentar un reclamo, que se tramita así:

1. Si el reclamo está incompleto, ARES pedirá al interesado, dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo, que lo complete. Si pasan dos (2) meses sin que lo haga, se entenderá que desistió.
2. Si ARES no es competente para resolverlo, lo trasladará a quien corresponda en un máximo de dos (2) días hábiles e informará al titular.
3. Recibido el reclamo completo, ARES incluirá en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" y el motivo, en un máximo de dos (2) días hábiles, hasta que se decida.
4. El reclamo se atiende en un máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible en ese plazo, ARES informará los motivos y la nueva fecha, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

12.3 Requisito de procedibilidad

El titular solo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite de consulta o reclamo ante ARES.

12.4 Actualización y rectificación

ARES rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información inexacta o incompleta, siguiendo el procedimiento y los plazos anteriores. El titular debe indicar el dato que quiere corregir y aportar los soportes.

12.5 Revocatoria de la autorización y supresión de datos

El titular puede revocar su autorización o pedir la supresión de sus datos en cualquier momento, cuando considere que no se tratan conforme a la ley, cuando hayan dejado de ser necesarios para su finalidad o cuando se haya cumplido el tiempo para el que fueron recolectados. La revocatoria del uso de datos para fines comerciales puede pedirse en cualquier momento, sin afectar la prestación del servicio.

ARES podrá negar la supresión cuando:

• El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La eliminación obstaculice actuaciones judiciales o administrativas relacionadas con obligaciones fiscales, la investigación de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
• Los datos sean necesarios para proteger intereses del titular, realizar una acción de interés público o cumplir una obligación legal.

13. Seguridad de la información

ARES adopta medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales. Entre ellas: acceso a las bases de datos solo para personal autorizado y con usuario y contraseña, uso de proveedores con estándares de seguridad reconocidos, compromisos de confidencialidad con colaboradores y encargados, y eliminación segura de la información que ya no se necesita. Si ocurre un incidente que ponga en riesgo los datos, ARES lo informará a la Superintendencia de Industria y Comercio conforme a la ley.

14. Modificaciones de la política

ARES puede modificar esta política en cualquier momento. Los cambios sustanciales se comunicarán a los titulares por los medios habituales de contacto y en la página web, con al menos diez (10) días hábiles de anticipación a su entrada en vigor. Si un titular no está de acuerdo con la nueva política y tiene razones válidas, puede solicitar la supresión de sus datos por los canales del capítulo 12, salvo cuando ARES tenga un deber legal o contractual de conservarlos.

15. Vigencia

Esta política rige a partir del 27 de octubre de 2026 y estará vigente mientras ARES realice el tratamiento de datos personales. Las bases de datos se conservarán mientras sea necesario para cumplir las finalidades descritas y los plazos que exija la ley.